Integración Xero HubSpot
Deal ganado en HubSpot a factura en Xero, con el estado de cobro devuelto al CRM.
Tiempo de implantación · 5-10 días laborables
El problema
El deal se cierra en HubSpot pero la factura se hace aparte en Xero, así que el comercial no sabe si su cliente ha pagado y contabilidad copia importes, líneas y datos fiscales a mano. Ese doble trabajo genera errores, facturas duplicadas y un CRM que miente sobre el estado real del cobro. Sin un puente que empareje contactos y devuelva el pago, ventas y finanzas nunca ven lo mismo.
PropuestaLa solución
Conectamos HubSpot con Xero para que un deal ganado se convierta en la factura correcta, con su contacto, sus líneas y su código de impuesto, y el estado de pago vuelva al CRM. Así ventas ve en HubSpot qué está facturado y qué está cobrado sin preguntar a administración, y contabilidad no reescribe a mano lo que el comercial ya cerró. Pensado para la operativa de UK, Australia y Nueva Zelanda, donde Xero es el estándar.
Qué automatizamos
- Cada deal ganado en HubSpot crea la factura correcta en Xero con sus líneas.
- Contactos y empresas emparejados entre HubSpot y Xero sin duplicar.
- El código de impuesto correcto (VAT, GST) aplicado por línea según tu configuración.
- El estado de pago de Xero devuelto al deal de HubSpot en cuanto se cobra.
- Multi-moneda con el tipo de cambio correcto en la factura de Xero.
- Idempotencia total: reprocesar un deal no duplica facturas ni contactos.
Casos de uso reales
Estos son los perfiles que más nos piden la integración Xero ↔ HubSpot y qué consiguen al final.
Agencia de UK que cierra en HubSpot
Antes: Contabilidad copiaba a mano cada deal ganado a una factura de Xero.
Después: El deal ganado genera la factura solo, con sus líneas y su impuesto.
Equipo comercial que no ve los cobros
Antes: Ventas preguntaba a administración si el cliente había pagado.
Después: El estado de pago de Xero aparece en el deal de HubSpot al cobrar.
Negocio que factura en varias divisas
Antes: Los deals en otra moneda se facturaban con tipos de cambio a ojo.
Después: Cada factura sale con el tipo de cambio correcto desde el deal.
Qué cambia exactamente
El día a día sin la integración y con ella, lado a lado.
Sin la integración
- Recopiar cada deal ganado a una factura de Xero a mano.
- Contactos duplicados entre CRM y contabilidad.
- Ventas preguntando a administración quién ha pagado.
- Un CRM que no refleja el estado real del cobro.
Con la integración
- Factura creada en Xero al ganar el deal, con sus líneas.
- Contactos emparejados sin duplicar entre ambos sistemas.
- Estado de pago devuelto al deal de HubSpot al cobrar.
- Ventas y finanzas viendo lo mismo, sin preguntar.
Cómo lo construimos
Escuchamos los cambios de etapa de HubSpot desde una cola y un worker idempotente crea la factura en Xero vía su API cuando el deal pasa a ganado, emparejando el contacto por email o ID externo. Un segundo flujo lee el estado de pago de Xero y lo escribe de vuelta en la propiedad del deal. Reintentos con backoff y clave externa única por deal.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo se crea la factura, al ganar el deal?
Por defecto sí, al pasar el deal a la etapa ganada, pero lo ajustamos a tu proceso: puede dispararse en otra etapa o requerir una aprobación previa antes de emitir en Xero.
¿Devuelve el estado de cobro al CRM?
Sí, ese es medio valor. Cuando Xero marca la factura como pagada, escribimos ese estado en el deal de HubSpot, para que ventas vea qué está cobrado sin preguntar a administración.
¿Cómo evita duplicar contactos y facturas?
Emparejamos contactos y empresas por email o por un ID externo, y usamos una clave única por deal, de modo que reprocesar el mismo deal no crea una segunda factura ni un contacto repetido.
¿Soporta impuestos y multi-moneda?
Sí. Aplicamos el código de impuesto de Xero (VAT, GST y demás) por línea según tu configuración y, si el deal es en otra divisa, emitimos la factura con el tipo de cambio correcto.
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Integración NetSuite Salesforce — Cuentas y oportunidades de Salesforce y clientes y pedidos de NetSuite en sincronía bidireccional: Opportunity ganada crea el Sales Order y el estado financiero vuelve al CRM.
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